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工作流程驱动的数字化转型可改善学生体验

通过 BP Logix 于Sep 28,2020 7:26:26 AM

威斯康星大学欧克莱尔分校威斯康星大学系统的13个州立大学之一,需要一种方法来改善其管理和跟踪关键流程文件的方式,以保持学校的平稳运行。他们提供正确解决方案的标准包括:

  • 跨平台兼容性
  • 价钱
  • 易于发展
  • 使用方便
  • 没有按座位许可
  • 没有发展障碍
  • 出色的响应能力和支持

UW-Eau Claire团队研究了106种产品,并决定选择BP Logix的Process Director。 eForms项目负责人Mike Sharp说:“令我震惊的是演示。当我打电话安排演示时,我被要求发送一张表格。从来没有人问过我。 BP Logix要求我提供表格,将其快速转换并演示了我们的表格。他们对演示进行了个性化设置-真是太哇了!”

让我们更仔细地研究一下自动化和工作流如何帮助许多大学大大改善学生和行政管理经验。


 高等教育正在经历着前所未有的变化。由于COVID大流行,高校面临挥之不去的不确定性,但随着入学率下降和人口统计变化的严峻现实,它们也正在迅速发展。为了保持竞争力,学校必须满足新一代学生的需求,这是一种精通数字技术并且可能对传统的高等教育模式不感兴趣的学生。许多人希望获得不同类型的大学经历,为了生存和发展,学校必须转型以适应这些变化。

 有效的大学IT团队不会坐视不管发生了什么。通过使用数据并应用正确的技术组合,他们为学校提供了敏捷的基础,可以应对不断变化的情况并确定蓬勃发展的方式。这使他们能够提供面向学生的应用程序和解决方案,这是当今大学环境所特有的。

 新大学生体验

今天的大学生是数字原住民。他们在数字世界中长大,并期望获得技术来导航他们生活的几乎每个部分。他们想要的几乎所有东西都可以通过智能手机获得,现在他们希望能够通过任务和计划点击自己的方式。创新型学院和大学都了解这一点,并且正在通过工作流进行转型,以帮助学生从入学到毕业一直提供所需的一切。

 第一步是建立可以可靠地帮助实现这些新目标的基础。工作流之所以提供此功能,是因为它可以与学生及其高等教育机构的目标保持一致,其方式可以超越传统系统,并使用数字解决方案根据需要更改课程。这不仅是一种更好地利用数据并提高规模效率的方法。在教育方面,它用于在学生的整个生命周期中提供更紧密联系的整体体验。

 一些组织将其过程视为一系列未关联的事件。他们没有意识到有效地组织用户体验的必要性,也没有总是看到在学生驱动的环境中部署解决方案的价值。从业务角度来看,这至关重要,因为这是客户满意度的本质。向学生(客户)提供成功所需的知识,并随着成功之路的改变而愿意且能够适应。

 使用工作流和数据推动转型

大学IT团队意识到,工作流不仅仅是一系列战术活动。来自构成大学IT生态系统的各种技术的数据可用于创建用户友好的应用程序,从而改善学生与学校的互动方式。这促进了与机构的连接,从而带来了更好的学生体验。但是学校也受益于从这些应用程序和过程中收集数据,以了解学生的行为和偏好。有了这类数据,他们可以保持敏捷并为预期的变化做好准备。

 数字化转型的概念非常适合大学环境,因为学校必须运营一个复杂的服务网络以保持学生的参与度。这包括从入学,经济援助,注册到医疗服务,学生活动和职业咨询的所有内容。这只是今天学生期望的表象。

 创新型学校认识到适应传统流程原则并利用工作流固有的灵活性的重要性。以数字转换为中心,数字化转换过程可实现其他应用程序,用户输入,数据源和其他元素之间的集成,从而提高认知度和过程准确性。

 工作流是适应性的关键

如何为现代化的学生团体运营和扩展这些学校的模型必须保持灵活。这些转型的推动力包括: 

  • 学生的人口变化:越来越多的大学生正在兼职或使学校与其他生活优先事项保持平衡。这些学生可能需要更灵活的日程安排选择,使用经济援助资源以及职业咨询服务等。每学期,这些人口变化可能会有所变化,传统的支持学生的方法将需要相应地调整
  • 对收入的影响:从财务角度来看,毫无疑问,大学必须具有适销对路和竞争力。确保他们可以维持积极的收入目标的关键方法是降低组织各个层面的成本。对于IT部门而言,如果将该技术用于可重复的过程和快速的应用程序开发,则不需要减少学生服务。实际上,有效地应用工作流的学校可以变得更精简,同时提高其在支持学生群体方面的功效。
  • 新的学习方式:当今的学生对数字技术有所了解,并期望在互动式数字教育和现场课程之间取得平衡。这将日益成为学校差异化的关键点。

 实现这些目标要求大学的IT团队战略性地管理其数据和流程,以此作为新的大学体验的基础。这种方法可以得出的见解将使学校能够满足当今的需求并为未来做好准备。

 更高的ed转换框架

与学生体验保持一致的最重要方面都与可用性和功能(易用性,解决方案上下文和交流)相结合。但是,骨干是有效的工作流程,它可以确保满足所有这些要素,从而使用户既可以更高效,又可以持续满足他们的需求,从而使学生生活更轻松,更有意义。

 让我们详细看看这些:

 使用方便

如今,典型的大学生已经习惯了入站式生产力。他们无需在线排队等待提交书面文件,而是使用在线应用程序和智能表格来提交信息并接收结果。

 这些学生期望他们能够使用数字工具完成他们想要完成的大部分任务。高校IT团队可以使用工作流自动化工具来创建复杂的,低代码的数字应用程序,这些应用程序考虑到后端的必要数据和工作流源,并考虑前端用户将如何实际使用该应用程序。通过能够创建集成了相关信息(包括智能表格和流程)的简单应用程序,学生可以获得所需的信息,并在上课日程安排,经济援助和其他相关事件等方面采取行动。在应用敏捷方法进行开发时,构建应用程序的团队会受益。

因此,尽管对于那些需要构建旨在吸引学生并帮助他们做出经验决定和行动的应用程序的人来说,Process Director易于使用,但是这种易用性还体现在优雅,简单的可用性中,鼓励重复性和采用性。

相关性和背景

管理多个班级以及诸如财务援助之类的行政问题,都在争夺学生的注意力。除此以外,还开展了诸如校内体育和校园活动之类的课外活动,很明显,学校必须将大量数据存储库之间的集成和连接组合在一起,以提供解决方案。优化数据的使用可以带来巨大的好处,包括解释学生和学校趋势的能力。这些数据最终可以帮助学校在运营支出和招聘等方面提高效率。

人机交互非常复杂,但是可以使用规则来自动化工作流,以配对不同的数据集并将其路由给适当的决策者。自动化程度不是线性现象,而是连续共享的可用元素集合,这些元素允许基于上下文的结构更改,最后时刻的决策以及根据每种情况的个性化关注。

案例管理方法在交付集成了学生历史数据(笔录,付款,奖学金)的应用程序时可以提供极大帮助。借助可根据情况进行过滤以忽略或包含的可导航数据,应用程序可以随着学生情况的变化和发展而适应。这种方法为学生提供了可以在需要时为他们提供所需内容的应用程序,而无需强迫他们在案例背景之外进行搜索以找到答案。

校对学生交流

学生会收到电子邮件,短信,直接消息以及许多其他类型的通讯,以保持与学校的联系。但是,如果信息不适应习惯的使用方式,则可能会引起人们的注意。学校必须确保学生看到重要的信息,但同时也要为学生提供与他们交流的方式。

为了促进跨部门的联系和沟通,可以将从应用程序,表单和源收集的数据组织到一个集合门户中,该门户将所有学生的可操作信息提供到单个界面中。这样可以减少响应时间,并增强学生为满足截止日期,把握机会并保持他们在学校的良好信誉所需要的沟通方式。

数据驱动的高等教育数字化转型不可能在每个应用程序的基础上进行。希望根据学生的行为调整目标和流程的学校将通过使用智能工作流程和流程来应用数字转换。为了满足这些需求,Process Director提供了数字化变革和情境教育工作流程解决方案,促进了信息的有效分发,并简化了信息的监视和管理。

BP Logix

撰写者 BP Logix