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高校使用工作流自动化进行管理流程

撰写者 BP Logix | 2020年8月13日下午4:02:12

2020年秋季学期可能是大学在过去几代人面临的最具破坏性的事情。去年迅速发生的大规模外出教室变成了远程学习,变成了一夜之间的远程学习,高等教育IT团队进入了被动模式。当时,他们距离了解和规划下一个正常事物尚有几个月的时间。现在,随着大学开始为新学年开放,我们发现流程和团队之间的沟通和编排将是成功重新开放的最重要因素。协调的关键是自动化工作流程。

敏捷与业务流程配对

大学的IT团队根据功能和里程碑提供解决方案。在大学环境中,大部分活动都是围绕重要的校园部门进行的,例如行政,财务援助,招生和学生服务。它们对应的里程碑通常会映射到日历事件,例如注册,学期节奏和FAFSA截止日期。所有这些工作都需要在各种不同的利益相关者之间进行文档记录和数据共享,这是业务流程和工作流的基本工作。

 但是来年将有许多无法预料的变化,因此采用包括自动化,持续学习和可预测性在内的工作流驱动方法将为大学IT团队带来巨大的组织优势。

 工作流程自动化的优势

自动化的工作流程满足了高等教育管理人员的各种需求,因为流程实际上驱动着校园和学术生活的各个方面。它提供了一种敏捷的过程开发和管理方法,可确保高等教育IT部门可以为各种各样的利益相关者(管理员,父母,学生,经济援助组织等)提供服务。工作流的另一个优势是可以提供持续的监控,以保持对政府,组织和行业治理要求以及合规性框架的遵守。

 通过自动化工作流-每个大学,无论规模大小,都有很多工作流-团队可以创建基于规则的环境,以促进可重复的操作并在不同的应用程序和存储库之间共享数据。毕竟,教育的生命周期是广阔的。它包括学生管理,雇用,设施,供应商管理,资本支出,合规性和治理以及许多其他需要持续监督和行动的问题。摆脱了人工干预的职责,IT团队可以确定新的更好的方法来部署数据以支持新流程。在一个如此新的时代,能够开发和实施针对新问题的解决方案,可以带来有意义的价值。

 专注于结果,自动化其他一切

在不同的校园部门之间协调数据和文档通常需要大量过程驱动的里程碑,其中大部分必须集成在各个学校部门,学生甚至政府之间。例如,可以通过学校的FAFSA产品,学校的私人奖学金或助学金来资助学生的经济援助。为了确保所有感兴趣的团体(入学,入学,住宿等)拥有决策所需的经济援助信息,以支持学生的学习经历,他们需要一个协调框架。

 表单,纸质文档,批准,应用程序和数据库之间的数据共享,跟踪和常规生命周期管理-这些都是制定决策所需的操作和工件。在整个过程中,这些通常是没有联系和相互分离的部分,但是由于涉及的风险很大,因此必须实现里程碑并按时完成任务。工作流在不同数据源和流程阶段之间以及之间创建顺序,以开发一个包含各个参与者并实现一致性和合规性的系统。最终,该过程是关于速度和效率的,这正是快速适应大学在遇到尚未解决的问题时将需要的。

 自动化(并保护)学生记录

让我们考虑一个大型大学系统的例子; UCF全球 是中央佛罗里达大学系统的一部分。除了管理系统中成千上万的学生的数据(整个大学系统每年通过93个学士,86个硕士和27个博士学位课程为超过64,000名学生提供支持)外,他们还必须负有责任感,并且通过合规性命令,以保护该数据。

 使用自动化的工作流程有助于通过基于规则的框架解决这些要求,该框架提供:

  • 具有数字签名的全面,自动日志记录,包括任何人员(人工或自动化)所采取的所有操作。
  • 静态数据和传输中数据的最高加密级别。
  • 文件的数字签名。
  • 粒度权限结构,具有临时权限升级。

 通过确保为学生数据的交易和存储提供安全的环境,UCF能够建立流程,以自动进行从入学到毕业的整个学生生命周期中所有流程的学生信息流。