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高校使用工作流程自动化进行管理编程

By BP Logix. 2012年8月13日9:02:12 AM

2020年秋季学期可能是大学过去几代人面临的最具破坏性的。当去年的迅速,大规模出境的课堂上课时,在一夜之间改变了远程学习,高等教育IT团队进入了反应模式。当时,他们仍然是距离理解和规划将成为下一个正常的几个月。现在,由于大学开始为新学年开放,我们看到流程和团队之间的沟通和管制将是成功重新开放的最重要因素之一。该协调的关键是自动化工作流程。

配对敏捷与编排

大学IT团队根据功能和里程碑提供解决方案。在大学环境中,大部分活动都在管理,经济援助,招生和学生服务等重要校园部门。他们的相应里程碑通常地图映射到招生,学期Cadence和Fafsa截止日期等日历活动。所有这些努力都需要文档和分享各种不同利益相关者的数据,这是业务流程和工作流程的基本工作。

 但即将到来的一年将有许多不可预见的变化,因此拥有包括自动化,持续学习和可预测性的工作流向驱动的方法,将为大学IT团队创造重大的组织优势。

 工作流动自动化的优势

自动化工作流程支持高等教育管理员的各种需求,因为流程几乎驱动了校园和学术生活的所有方面。它提供了一个敏捷的方法来处理开发和管理,确保高等教育IT部门可以提供各种利益相关者(管理员,父母,学生,财务援助组织等各种利益攸关方)。工作流程具有额外的优势,提供持续的单机,以维持与政府,组织和行业治理要求和合规框架的依从性。

 通过自动化工作流 - 和每个大学,无论大小,都有很多工作流 - 团队可以创建基于规则的环境,促进可重复操作并共享不同应用程序和存储库之间的数据。毕竟,教育生命周期是巨大的;它包括学生管理,招聘,设施,供应商管理,资本支出,合规性和治理,以及许多其他要求持续监督和行动的其他问题。从手动干预的责任中释放允许IT团队识别部署数据以支持新进程的新方法。在这么多的时候,能够开发和实施新问题的解决方案,可以提供有意义的价值。

 专注于结果,自动化其他一切

协调数据和文档之间的不同校园部门通常需要大量的过程驱动的里程碑,其中大部分必须融入各种学校部门,学生,有时是政府之间。例如,学生经济援助可以由学校的FAFSA提供资助,通过学校的私人资助的奖学金或补助金。为确保所有有关各方(入学,入学,住房等)都有财务援助信息,他们需要做出支持学生经验的决定,他们需要一个协调框架。

 表单,纸张文件,批准,应用程序和数据库之间的数据共享,跟踪和一般生命周期管理 - 这些是做出决策所需的行动和工件之一。这些通常在整个过程中没有连续和脱节的作品,但在股权上有很多,这是达到里程碑的重要性,达到截止日期。工作流程在不同的数据源和进程阶段之间创建订单,以开发一个包含各种参与者的系统,并实现一致性和合规性。最终,该过程是关于速度和效率,这正是在遇到尚未考虑的问题时需要快速适应的大学。

 自动化(和保护)学生记录

让我们考虑一个大学系统的一个例子; UCF Global. 是佛罗里达州中部大学的一部分。除了管理数千名学生的数据外(整个大学系统每年支持超过93个学士,86名学士学位,86名硕士和27个学习课程),他们都是通过责任感义务和通过合规性要求,保留受保护的数据。

 使用自动化工作流程有助于解决这些要求,并通过提供的规则 -

  • 具有数字签名的全面和自动记录,任何演员,人类或自动采取的行动。
  • 在休息和运输中的数据的最高级别的数据加密。
  • 数字签名的文件。
  • 粒度权限结构,具有临时权限升级。

 通过确保对学生数据的交易和存储安全的环境,UCF已经能够通过学生生命周期中的所有流程,从毕业中建立自动化学生信息流动的流程。

写道 BP Logix.