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组织依赖于他们所有活动的顺利,有序流动的业务流程。但随着公司的发展,他们依赖的工作流程可能不一定会相应地发展,这可以限制组织的增长和适应能力。大多数工作流程的保质期相当有限,特别是在永不停止变化的商业环境中。这是工作流程分析进入的地方。

工作流程分析可以提供重大好处,因为它识别工作流程的位置,需要重新工作,或者进程需要完全新的方法。该过程分开了工作流程,以识别存在效率低下的问题以及过程内的变化需要工作流程的相应变化。经过这项工作流程分析,识别瓶颈,不再利益相关者,冗余任务以及可以应用改进的博客。

最终,良好的工作流程分析将提供一个具有三个关键结果的组织:

  • 消除手动和冗余任务。
  • 自动化在目前未被使用的应用。
  • 在工作流程中的空隙,防止它是最佳的。

一旦确定,组织将能够更有效地使用其人力和技术资源,这降低了成本并速度速度提供了时间依赖的过程。即使小的改善也节省了成本和时间,因此工作流程分析应该是企业在周围创建纪律的定期计划活动。要启动有效的分析,应考虑到这些考虑因素:

创建工作流程分析结构

最好拥有一支由不同群体代表组成的审稿人团队。这将提供来自某些工作流量股权的人的观点,以及与他人的独立思考。这支球队应该有一个常规会议的节奏,一种像懈怠这样的通信工具,以及他们将进行分析的一系列要求。工作流程分析应以各种方式考虑工作流的影响,包括以下方式:

  • 通过影响任务如何完成的速度和/或效率是有效的吗?
  • 利益相关方能够通过使用它自动化重复任务吗?
  • 它直接提高了业务目标吗?
  • 它是否可以提高拟议的符合能力?

创建工作流量

收集您要审查的所有工作流程可能比您想象的更难。具有良好流程纪律的组织将拥有他们的工作流程库,但在许多组织中,这些组织以特殊的方式创建,并且不一定以任何类型的有序方式占核算。发现进程将需要从公司的利益相关者输入,并将启动审查过程,因此准备有一个人或团队,负责这项努力,可以成为关键决策者。

初始工作流程评论

在进行工作流量后,最好开始审查以确定您应该保留的内容以及不再相关的内容。对于一些人来说,这可能会对某些工作流程的当前和未来的存活率进行更深入的分析,而是对于其他工作流程,您将知道当您看到它时可能会被淘汰。那些不使削减的人应该被正式脱离实践。应了解这些工作流程的下一步的利益攸关方 - 这通常意味着提醒对某些人的解除,而其他人则可能意味着更换将很快遵循。

工作流程分析和数据发现

工作流程产生各种数据,其中大部分应提供洞察使用和功效。许多季度可能似乎非常有效的工作流程可能尚未使用;此数据可能有助于您决定消除它。或许数据将证明在某个工作流程中有一个任务,这些任务在完成了异常长时间才能完成 - 这可能是工作流程需要重新格式化的指标。

考虑查看此类数据:

  • 在前两个季度上发起了多少工作流程?
  • 在这些工作流程中,有多少已经完成,有多少仍在过程中?
  • 完成任务所需的平均时间。
  • 做评论的时间长短。
  • 目前正在使用表格?

涉及工作流程分析中的利益相关者

武装数据,您可以开始更好地了解您正在处理的内容,并可充当一个重要的过滤器。但数据可能无法讲述整个​​故事,这就是为什么你需要现在离开办公室并与人交谈以确定如何使用工作流程。识别来自不同团队和团体的利益相关者,并考虑根据这些类型的问题进行评估:

  • 从获得一般的工作流程开始;请他们通过他们经历的流程来走你。
  • 找出他们在这个过程中受挫的地方。
  • 对他们是否正在获得更快和/或更高的效率来了解它们。
  • 要求他们对如何用右提高工作流程的输入 工作流程工具 (通常是最接近具有最佳解决方案的问题的那些问题)。鼓励他们在这一点上具体;有一些数据他们需要,是否有自动化问题,他们是否得到了他们需要的通知等。
  • 考虑通过询问使用净启动子评分(NPS)方法,“在1-10的等级(最有可能”),您如何将此工作流程推荐给同事?“答案可能会让您深入了解给定工作流程的必要性和功效。

重新组合和评估

既然你已经收集了数据并将靴子放在地上,审查团队需要再次经过工作流程并确定他们的州,这应该属于其中一个类别:

  • 消除工作流程
  • 重新设计工作流程
  • 用新的工作流程替换工作流程

超出工作流程分析

此时,您应该开始使用下一阶段开始前进的A开始前进 工作流程设计 和实施。使用专注的团队和合适的工具,您现在将配备有关您想要实现的更好的决定以及您的工作流程如何帮助您获得这些目标。