更好的工作流程,自动化和表格管理帮助孟菲斯轻,天然气和水务极大地改善了体彩查询的运营和客户体验。

孟菲斯轻,天然气和水务部门(MLGW)是美国最大的三服务市政公用事业体彩查询,拥有超过420,000个客户。自1939年以来,MLGW由孟菲斯市所有(因此得名),一直为孟菲斯和谢尔比县的居民提供电力,天然气和水。

该公用事业体彩查询还运营着世界上最大的自流井系统之一,该系统通过长达4650英里的配电网络向254,000多名客户供水。

数据分析和软件集成主管Cynthia Jones支持和管理这一庞大的服务网络的IT工作。她的12人团队为2500名需要访问Web应用程序,表单,策略和“操作方法”文档的员工提供帮助。所有这些都是通过体彩查询内联网iHub交付的。

问题
在清单顶部 业务流程管理 优先事项是 工作流程软件 解决方案,用于自动化用于管理MLGW业务的工作流程和复杂的表格系统。 Jones希望大幅减少纸质文档的数量,并消除因路由瓶颈以及在不同位置需要多个批准人而导致的延迟。

琼斯回忆说:“ MLGW使用的平均表单具有三个签名-最多可以包含八个签名。我们通常会等待至少一天的时间,以便文档在不同地点之间传输。结果,一张表格可能要花两周的时间才能从大约20个地点获得所有签名-而且,在任何时间点,我们都可以路由100个不同的表格。很显然,需要找到一种更有效的解决方案。”


琼斯的IT团队从Google搜索开始,并联系了12家BPM供应商以请求 免费的BPM软件 演示。看完演示后,团队将四个人选入了候选名单,然后向该候选名单发送了RFP。解决方案中最重要的因素是:

  • 基于浏览器以支持内部和外部用户
  • 在MLGW的现有环境中无缝集成
  • 提供多个级别的电子路由和批准
  • 使用LDAP认证
  • 促进电子签名
  • 轻松转换电子模板
  • 通过GroupWise发送通知
  • 提供发布过程
  • 依靠MLGW的硬件
  • 具有竞争力的价格

尽管IT部门是该计划的拥护者,但环境工程部门却成为业务方面的主要贡献者-并与琼斯的团队紧密合作,以制定成本合理性和要求。 BP Logix的 工艺总监, 符合技术和业务标准,并由MLGW选择。

实作
为了促进早日获胜,琼斯的团队决定采用一种分阶段的方法来自动化工作流程和表格。阶段1 BPM实施 包括 文件工作流程 网络和系统安全访问卡的流程,项目成本合理性和设备要求,以及总共25种最常用的表格。 “验证用户身份并提供电子签名的能力是我们决定的关键方面。同样重要的是,能够委派批准,加密数据并向批准者发送电子邮件通知,”琼斯观察到。

在初始阶段完成后,团队随后接受了各种内部客户的请求。结果,它已经有22 智能表格 在生产和使用中–还有更多在计划阶段。 MLGW团队发现它可以做的比最初预期的要多得多。琼斯表示,Process Director的灵活性是其优势之一,“我们已经意识到的好处之一是,在审核中生存将更加容易!

随着人们转向使用智能设备,无需物理纸就可以在旅途中批准文档的工作非常宝贵。”我认为迈向移动设备是体彩查询保持竞争力的方式-我们是一家面向服务的体彩查询,”琼斯说。

在流程总监中,MLGW找到了一个 BPM软件 该解决方案使体彩查询能够提供开发组织的输出而没有开销。要了解有关体彩查询通过Process Director获得的组织和运营优势的更多信息,请阅读 孟菲斯轻质天然气和水 客户资料。

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撰写者 BP Logix