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发票自动化和管理流程报销

By BP Logix. 2019年5月17日3:07:07 PM

发票自动化 - 管理-1024x683

所有企业依赖买家和客户之间的金融交易,与合作伙伴和投资者。但是,财务关系也存在,工作人员支付某些费用的员工,并且必须偿还。然而,如果没有一致的发票自动化流程,用于跟踪和资助这些交易,组织无法有效地运作,并符合其最宝贵资源的财务义务 - 他们的员工。发票管理是所有现代组织的关键部分,它需要一个过程自动化基础,确保员工偿还,并为公司介绍了财务会计和跟踪。

发票自动化流程可能是复杂的 - 批准和评论是通过多个人的工作进行的,并且及时性是一个关键因素。由于报销延迟延迟,公司在左侧握住袋子时,公司征收员工的信任。过程自动化必须简单,使员工可以遵守可重复的过程,舒适地知道他们将被偿还。但每个发票管理进程也必须严格,因此不滥用非法索赔。

发票自动化

因此,现代组织必须使用提供其发票处理的解决方案来平衡这些不同的需求,以根据需要进行适应的灵活性和敏捷性。在其核心,发票流程自动化是捕获,跟踪,批准和交易的组合。流程主任将所有这些方面作为全面解决方案,使组织能够自动化,跟踪和报告所有审查和批准流程。流程导演发票管理解决方案确保将创建和遵循适当的批准过程,并且还允许历史冗长,顺序,手动流程,以实现高效,高度平行的自动报销流程。最终结果是公司和员工的有效遵守和问责制。

许多发票自动化解决方案是作为遗留ERP应用程序的一部分创建的,并且他们保留了其内在的固有复杂性。这意味着集成,管理和更新需要具有特定技能组的专用团队,以便部署和管理这些应用程序。它还通常减少采用,因为员工需要使用过时的接口和复杂的规则。流程导演为组织提供了快速开发与易于使用的集成框架的与费用相关的应用程序的能力,并且可以由非开发人员构建和管理。包括将规则应用于自动途径到特定的管理人员和主管的能力。

从纸张为基于发票过程自动化

当大多数人都会想到发票管理时,他们会想象各种收据,打印输出和其他纸质文件。但物理文件很容易丢失,很难读取,并需要大量的手动数据输入。作为数字化转型工作的经过验证的驱动程序,流程导演适用于减少且甚至消除纸张文档交付,存储和管理的能力。

流程导演可以收集和组织照片收据,因此员工可以捕捉收据的图片并立即提交,以及关于费用原因的上下文信息。这张照片成为该员工的费用案例的一部分,而公司现在有一份记录的费用和一些有助于在审核和批准过程中有所帮助的数据。想象一下,员工在一杯咖啡和清淡早餐时遇到顾客的场景。费用可能相对较小 - 可能不到10美元。然而,这些费用加起来,如果员工失去收据,他们最终会出现大量。通过提供与即时性提交费用的数字方式,可以放弃还款,并且不必从创建报告中制定项目。

为了进一步减少负担,员工还可以通过电子邮件将自动导入并分配给用户配置文件的电子邮件。这可确保捕获必要的数据,并启动必要的触发器以通过批准来移动费用。

案例管理支持的发票自动化

流程导演是用案例管理功能紧密嵌入到其基础中构建的。它可以在会计和合规规则周围加上流程,数据和规则,并积极评估,协调和计划给定费用报告的各个方面(被视为“案例”),最终致力于时间为基础的目标。

这些流程,事务和响应,用于定义一组复杂的活动,如费用跟踪和批准,在一段时间内,具有非常具体的截止日期(大多数公司遵守员工期望被偿还的时间框架) 。这允许由组织内部和外部的许多不同人员审查的发票,该组织需要评估它们。在此复杂活动期间生成的每个动作,消息,响应和文档都成为案例的一部分,并且为组织提供了有关员工,其费用的数据的可跟踪数据,以及如何/何时进行调整。

使用发票自动化更好的评论

发票自动化的过程流程通常遵循相当标准的过程,但如果流程缺乏自动机制,可以停滞,以确保从创建完成的平滑运动。流程导演使这些流程能够轻松创建和修改,以满足公司的特定财务和操作需求。 它提供了合并映射到发票自动化策略更改的不同要求和程序的灵活性。对于流程导演,IT团队可以创建电子表格,使您可以将收据上传到方便的在线工作流程,也可以作为一次性的费用,或作为批量上传。批量选项允许员工提交大量收据,并且对于主要移动的员工或需要大量旅行,这显着降低了员工及其管理人员的工作量。构建的表格也可以应用自动填充,因此定期使用数据自动填充,也可以节省时间。

此外,流程导演允许针对不同区域,金额和费用类型的发票分类功能,并且可以自动生成与这些类别对应的会计代码。这些代码可用于填充自动填充以验证下拉列表是否正确。

流程主任为组织提供了开发和部署强大的发票自动化功能的能力,但不带有遗留解决方案的复杂性。它可以将多个应用程序集成到一个用户界面中,使员工提供一种快速简便的方法来提交费用,为公司验证和跟踪它们,最终用于快速有效的和解。

写道 BP Logix.