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高级教育需要一种敏捷的工作流自动化方法

通过 BP Logix 2020年9月16日下午1:59:35

高等教育机构坚持组织里程碑的纪律性节奏,以便有效运作。要管理工作流程和流程,请确保正确地交付文档并采取正确的措施,并在所有利益相关者之间实施问责制是一项高度依赖于大学组织中许多团队的工作流程编排的工作。

具有前瞻性的学院和大学正在使用工作流自动化来支持教育生命周期各个方面的业务流程,包括学生管理,招聘,设施,供应商管理,资本支出,合规性和治理以及许多其他需要持续监督的问题和行动。

当IT团队采用一种敏捷方法,使他们能够创建基于规则的环境时,真正的工作流程自动化最为成功,该方法可以促进可重复的操作并在不同的应用程序和存储库之间共享数据。摆脱了人工干预的职责,IT团队可以确定新的更好的方法来部署数据以支持新流程。在一个如此新的时代,能够开发和实施新问题的解决方案可以带来有意义的价值。

许多学校都使用Process Director来支持其数字化转型计划。用 数字过程自动化 借助此功能,学校可以在众多服务和部门的流程之间集成数据。不同的学校都在寻找实现此目标的各种方法,BP Logix客户的使用案例说明了BPM如何成为高等教育转型和组织发展的关键方面。

 快速的应用程序开发和表单自动化

到2020年春季,美国所有学校都必须迅速采取行动,将学生从校园班级过渡到100%远程学习。所有这些工作都必须在几周内完成,并且涉及一长串细节,依存关系,以及协调整个学生体验的过程。

 宾夕法尼亚大学 (UPenn),希望为学生提供一种改变春季学期成绩类型的方法。这将鼓励学生在适应新的学习方式时选择“通过/失败”选项,而不是降低字母等级。

 UPenn IT团队寻求为学生快速,轻松地启用此选项。他们使用Process Director创建了一个由自动化流程驱动的数字表格,该表格为学生提供了一种快速有效的方法来请求新的评分选项并获得批准。通过工作流,请求会自动路由到相应的学校注册商进行处理。当学校根据更改请求采取行动时,会通知学生,并且学校注册商会获得整个交易的PDF副本。

 UPenn的关键是数据的速度和可访问性。流程主管的表单构建能力和快速的应用程序开发方法使他们可以在短时间内构建表单。

 学生记录的自动化和治理

UCF Global是中央佛罗里达大学系统的一部分,该系统每年通过93个学士,86个硕士和27个博士学位课程为全球64,000多名学生提供服务。

 大学面临的主要挑战是管理分布在许多不同存储库和应用程序中的私人学生数据。由于该个人数据受政府合规标准的保护,因此至关重要的是,学校必须保护其访问和使用方式。以学生记录管理为主要动力,UCF全球IT团队寻求一种既高效又安全的数据方法,同时又使其可用,以便为学生提供快速的解决方案。通过采用Process Director,他们能够利用各种功能来满足他们的需求。这包括:

  • 具有数字签名的全面,自动日志记录,包括任何人员(人工或自动化)所采取的所有操作。
  • 静态数据和传输中数据的最高加密级别。
  • 文件的数字签名。
  • 粒度权限结构,具有临时权限升级。

通过确保为学生数据的交易和存储提供安全的环境,UCF能够建立流程,以自动进行从入学到毕业的整个学生生命周期中所有流程的学生信息流。

 数字审查和批准

BP Logix 的高等教育客户之一, 德克萨斯大学埃尔帕索分校 (UTEP),将“地球日”作为采用BPM方法的动力。为了减少用纸量,UTEP IT团队着手制定一项计划,在可能的情况下通过扫描和数字存储依靠表格数字化来消除纸张。很快就很清楚,通过数字手段改善审核和批准的努力可能会通过BPM带来其他效率。

 随着这一新的数字化重点的推出,UTEP IT组织开始在大学的更多部门实施Process Director BPM。他们的工作重点是:1)通过电子工作流程轻松地在整个校园中移动文档; 2)通过电子邮件启用对电子文档的审阅和批准; 3)拥有允许用户编辑,查看和接收有关信息的仪表板的能力活动和任务,以及检索报告,表单和通知; 4)通过签名的数字化图像对电子记录进行签名; 5)通过从数据库中提取信息来填充一系列表单字段的能力,而无需用户输入该数据。

 通过广泛使用Process Director的功能,UTEP在IT如何为各个部门提供解决方案方面灌输了敏捷,精通的思维方式。速度一直是关键的驱动力,但Process Director如何全面确保在整个大学生命周期的评论和其他事务中包括必要的参与者,也是如此。

 BP Logix

撰写者 BP Logix