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如何简化文档审查流程

写道 BP Logix. | 2017年3月22日8:41:23 PM

创建文档的过程,将其发送出去审查和批准,因为在发布之前,可能是一个噩梦。文档的眼睛越多,致力于所涉及的物质和个性,您的项目中延误和摊位的可能性越高。 已经创建了许多解决方案来解决这个问题,但我们认为最好的方法是通过文档审查过程自动化。

问题

为了本文的文件,可以从内部政策到销售传单中的任何内容。它们可以是印刷文件,电子文件甚至网页。这 工作流程 对于这些文档,包括一系列按顺序发生或同时发生的一系列步骤,并且它们包括5个阶段,即:创建,查看,批准,更新和发布。例如:

并发审查流程: John写了一项政策并将其发送给Jane,在HR,Chris在运营和Paul,GM。这三名评论员做了独立的编辑并将其发送回John。他制定了更改并将文件重新提交给三位审稿人员。他们都批准,将其发送回John,然后发布文档。

顺序审查过程: John写了一项策略并将其发送给Jane。 Jane请求编辑,将其返回给John。约翰将其发送给Jane批准它并将其发送给Chris。克里斯批准了它并将其发送回John。从那里,John发布了该文件。

顺序文档审核过程还可以将外部用户(客户端,供应商,供应商等)包含到工作流程中。包括外部用户的过程的一些示例是提案,合同审查和接受以及内容 审核和批准.

问题是 审查进程被停滞不前,它变得效率低下,由于文件的多个副本被循环,缺乏合作,缺乏及时性和/或问责制,审查员的评论等困惑等。

解决方案

在自动化文档审查过程方面,最有效的方法是使用基于云的解决方案,提供各种 工作流自动化 功能和用户通知。

我们建议流程总监 工作流管理软件。流程导演通过提供:

  • 审稿人的评论将立即可供所有各方获得减少冗余
  • 可搜索的跟踪更改,包括审阅者姓名,更改日期等。
  • 应用虚拟粘滞便笺等注释,突出显示和自由形式绘图工具的能力
  • 将源文档的自动转换为可查看的格式
  • 设置不同用户保护特定文档的权限的能力
  • 建议的更改覆盖文档并单独存储为作者以接受或拒绝编辑而不编译多个文档或版本
  • 创建问责制和/或触发完成的下一个操作的通知和警报
  • 能够一次删除所有评论家评论或一次只有一个
  • 创建表单以预先定义提交的内容
  • 可扩展的工作流定义控制过程如何进展的任务,参与者和规则
  • 原始文件的档案,以及未来参考的跟踪变更

总体而言,过程主任在离线和在线文献审查流程策略中获得了最佳,以允许参与者实时更有效地协作。要了解更多信息,请查看我们的 文档审查流程白皮书 或联系我们的流程管理专家之一 免费示威 of Process Director.