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数字化转型提高高等教育的运营效率

通过 BP Logix 于六月30,2020 1:24:14下午

如果大学和学院希望拥有财力和组织资源来完成其教育和发展学生的使命,则必须以最高的效率进行运营。

在未来如此不确定的时刻,至关重要的是学校要强调数据的准确性,技术的问责制,并拥有支持变革的基础。这样做需要大学IT部门致力于通过数字化转换过程优化其技术基础。

大学是复杂的生态系统,需要人力资源管理,财务援助和服务,设施管理,资本支出,教学工具等流程,现在比以往任何时候都需要远程学习的选择。专注并灵活地执行各种任务的关键是工作流和流程管理。

通过着眼于嵌入针对教学和学校管理需求的不同方法,大学可以转变其支持利益相关者的方式,并在其正常运营的基础上创造持续的效率。 业务流程管理(BPM) 由于流程实际上驱动着校园和学术生活的各个方面,因此支持高等教育功能的各种需求。

与流程主管一起领导机构的数字化转型

BP Logix客户经常以流程主管的敏捷方法来引用流程主管,以确保高等教育IT部门能够为各种利益相关者(管理员,父母,学生,经济援助组织等)提供服务,并且仍然保持对政府的遵守,组织和行业治理要求以及合规性框架。此外,高等教育机构通常受到预算有限的限制,而Process Director BPM为以经济有效的方式提供有效解决方案提供了基础。

考虑一下学校目前如何从其改造工作中受益。通过创建和重复使用自定义的自动化流程,IT团队可以执行以下任务

  • 减少对学生和教职员工的手工和纸质流程的依赖
  • 通过创建可满足所有校园数字需求的统一前端来消除冗余。
  • 提供更好的学生自助服务体验,并赋予学生驱动其学习道路的能力。
  • 简化并减少请求审核过程中涉及的步骤。
  • 在批准之前,跟踪并汇总需要路由到多个部门的请求。
  • 满足合规性和法规要求,并改善内部审计控制。

让我们看一些示例,这些示例说明了采用Process Director来满足其转型需求的学校如何实现这些目标。

持续增长,变化与创新

戴维斯应用技术学院(DATC) 在犹他州,持续改进和转型已成为其成长和学生成功战略的一部分。它通过向学生和人力资源,财务以及其他类型的服务支持员工的数字交付计划来实现此目的。

在使用Process Director之前,过时的数据收集和集成系统阻碍了这些工作。学校的橱柜里装满了纸质表格,但意识到这些表格中显示的过程将如何从中受益 工作流程自动化.

DATC IT团队通过在短时间内将Process Director快速部署到多个部门而开始了他们的转型工作。积极的成果来得很快。仅在学生服务部门,学校在部署后仅几个季度就能够完成17个已完成的流程。财务,人力资源和IT部门均在较短的时间内显示出可衡量的进步。

DATC的IT主管说:“了解我们的业务流程和工作流程在哪里,而不必对其进行追踪是非常宝贵的。过去要花几天的时间要花几个小时-过​​去要花几个星期的时间要花几天。”

保护和自动化学生记录

UCF全球 是中央佛罗里达大学系统的一部分,每年通过93个学士,86个硕士和27个博士学位课程为64,000多名学生提供支持。

一个主要的挑战是处理大量私人学生数据。尽管这些数据受到联邦和州法规的保护,但学校通过尽一切可能保护其数据来建立对学生的信任也很重要。 工艺总监通过提供以下内容来帮助解决这些要求:

  • 细粒度的权限功能,具有灵活的(和临时的)特权升级。
  • 具有数字签名的全面,自动日志记录,包括任何人员(人工或自动化)所采取的所有操作。
  • 静态数据加密和传输数据。
  • 数字签名和文件验证。

数字转换帮助UCF创建了一个安全的环境,用于交易和存储学生数据。他们已经能够建立流程,使学生信息从入学到毕业的整个生命周期中的所有流程都实现自动化。

高校正在准备 适用于近期和长期的各种不同情况。为了帮助他们拥有实现敏捷性的基础,Process Director提供了数字化变革性的教育工作流程解决方案,从而促进了信息的高效精简和管理。

 

 

BP Logix

撰写者 BP Logix