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使用Process Director工作流程软件进行合规自动化

通过 BP Logix 上四月25,2016 3:11:45下午

使用工作流软件进行合规自动化| BP Logix

与上一代相比,我们所生活的世界受到的审查更为严格。在我们的个人生活中,这提供了安全感。但是,对于公司而言,这意味着几乎任何活动或交易都可以用来确定业务运营是否符合公司,行业和/或法律标准。公司不仅需要根据特定的规则和法规进行运营,还需要能够跟踪和审核其行为。对于此类工作,使用工作流程软件进行合规自动化可能是确保业务流程各个方面的一项巨大资产。 治理,风险与合规 (GRC)。

工作流软件是GRC的完美补充,因为从根本上讲,它是将业务活动分解为较小的步骤,并将该信息分发给可以解决问题或任务的人员。 GRC和 业务流程治理 关注确保活动得到解决或进行,以及合适的人提供正确的批准水平以执行所需的行为。

工作流程软件 解决方案,例如 工艺总监,使用警报和触发器来识别偏离预期结果并具有内置功能的操作 文件工作流程管理系统 具有记录文档版本生命周期(和历史记录)的存储功能。这些合规性自动化解决方案还应该与现有的安全性和目录应用程序集成在一起,以便能够在现有应用程序体系结构中无缝运行。

合规性可能影响公司的财务和法律状况。随着越来越多的公司使用其工作流程框架或创建新的框架,他们创建了一个风险和合规性环境,以最大程度地减少风险敞口并提高透明度。

符合行业法规的自动化自动化

政府法规通常特定于特定行业。 OSHA,SEC,FDA和许多其他机构强制要求不断变化的法规和政策,并且必须遵守这些法规和政策。 FERPA,SOX和HIPAA准则旨在推动特定行动并产生特定结果。

有一些合规自动化解决方案旨在解决某些法规。他们经常难以适应政策和法律的变化。因为工作流软件专注于业务,并且可以灵活地进行更改以满足不断变化的需求,所以它可以将特定于行业的法规要求覆盖到涉及特定流程的员工的日常活动中。

工作流软件倾向于充当业务流程的引导者,但是内置了一层治理。例如,Process Director具有诸如 电子签名技术,可应用于任何类型的文档或过程的多因素身份验证,文档使用和存储规则。而且由于跟踪了每个资产和操作,因此您的组织可以分析业务功能以确定员工,团队甚至整个公司是否合规。

准备进行审核

业务审计是业务寿命的必然因素。无论是出于内部目的(我们是否维护内部SLA?是否满足授权标准?),还是为了确保行业合规性(如Sarbanes-Oxley),几乎总是有一个监督组织要求对过去的活动有所了解。

工作流软件解决方案提供了交易活动的仓库,其中包括时间戳,用户信息和批准跟踪。无论出于何种目的,都可以看到每个业务动作的“对象,对象,地点和时间”。这可以防止员工(有意或无意)提供虚假信息,并提供洞察力以确保将来可以纠正错误。

就像您可能会购买但希望永远不要使用的保险单一样,人们希望永远不要对任何与风险相关的问题进行审核或质疑。因为在我们全球互联的经济中开展业务的价格要求遵守某些业务原则,但是,使用正确的 合规自动化 提供最佳和合规业务活动的工具。

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BP Logix

撰写者 BP Logix